万彩办公大师 :有哪些白领相见恨晚的办公软件？

威武短视频 2022年06月13日 07:00 201 威武短视频

不请自来，干货分享、绝不私藏。

我做了14年的管理咨询，用的软件几乎都是以办公软件为主，所以我今天就我以一天中用的最多的软件来回答这个问题。

一、OneNote每天一上班，我第一个打开的就是OneNote，因为我把Outlook日历与OneNote同步了，每天的工作计划都在OneNote中可以直接查看，为什么不在在Outlook中查看呢？这是因为OneNote还有一个非常牛的功能：随手输入的笔记功能，从而避免打开多个软件，大部分笔记、审阅、计划方面的工作，用一个OneNote就好！

OneNote做笔记，可比一般的笔记软件强多了。

第一，免费，office自带。

第二，OneNote自带录音功能，做客户访谈时点一下即可录音，避免手机录音客户反感，而且一旦有电话进来，录音软件就自动停了，而且访谈完，很快就看可以把访谈记录发给客户确认，避免事后客户不认或信息记录有误。

第三，OneNote不像word或其他笔记本那样，从上往下，顺着录入，OneNote可以在任意地方输入，可以输入图片、网页等，而且内容是块状的，可以整块随意拖动，也可以相互叠加，这样的笔记，不仅效率高，而且可以充分发挥我们的想象能力。

第四，OneNote自带的绘图功能，非常适合审阅别人的PPT，在PPT中通过发送到OneNote，即可在OneNote中审阅PPT，在上面做改进标记，而不会对原PPT有任何影响。

万彩办公大师
:有哪些白领相见恨晚的办公软件？第1张

第五、OneNote自动图片识别功能，处理别人发过的图片时，可以一键获取图片中的文本，比如上图中，在图片上右键，“复制图片中的文本”即可，失败率非常高，哪怕文字有背景图片都可以。

万彩办公大师
:有哪些白领相见恨晚的办公软件？第2张

总结一下：我喜欢用OneNote来做笔记，开始形成会议记录，并对别人发过来的PPT进行批注，用绘图功能在PPT上信手涂鸦，我也喜欢用OneNote的文字识别功能进行文字提取，几乎用不到用Ocr软件识别的情况。

二、思维导图在客户访谈的过程中，或是项目组内部讨论问题时（请原谅我喜欢用项目组这个词，因为我们做咨询的，每年都要做好多个项目，公司对我们而言，只是一个发工资的地方，大家更多关注的是各领域顾问临时组建的团队），我们会比较推崇头脑风暴，这样的好处是人人都可以发表意见，确保各种可能性都考虑到，这就是MECE法则的相互独立且完全穷尽的价值，相反，如果是我们某个人自行思考，总会有一些遗漏，也许这些遗漏，恰恰是项目的致命风险。

头脑风暴怎么做嗯？这里，思维导图就闪亮登场了，主持人可以在会前做好一张思维导图，这样做的目的是节约时间，而且指引了大方向，头脑风暴时，所有人都可以看着思维导图提建议，主持人直接在导图上修改、记录各自意见。

导图的特点本就是模仿人的发散思维，按金字塔结构一层一层的往外延伸，直到不能再细分的环节，在导图中，可以采用“显示1级”、“显示2级”、“显示3级”等这样的结构，从而在某个层级时，可以很清晰的看出这个层级的内容是否全面、内容之间是否有重叠或冲突，这样的目的还是为了确保论据之间相互独立，所有论据包含了论点的各个方面。

万彩办公大师
:有哪些白领相见恨晚的办公软件？第3张

当然，思维导图除了做头脑风暴、方案梳理之外还可以做项目计划、甘特图等，如下图所示，思维导图的甘特图不仅图文并茂，而且一张图可以提醒了资源需求、依赖关系，进度等。

万彩办公大师
:有哪些白领相见恨晚的办公软件？第4张

三、Everything在小工具方面，推荐一个文件搜索神器：Everything，这个工具绝对是懒人的福音，很多人都不习惯随时认认真真的存放文件，要用到文件时，找起来很是麻烦，比较有趣的是，我曾经碰到过一个客户，号称每个文件到他手上他一定要认真思考几分钟，应该放在哪儿，可结果呢，要找一个文件时，他会一层一层的点开文件夹，效率很低，而且他要把大量的精力用来记录，而这不是我推崇的，相反，我更喜欢借助工具。

Everything就是这样的工具之一，在一个500G的硬盘上搜索，输入文件名关键字后，不超过3秒，所有文件就可以搜出来，还支持通配符“*”，这样搜索就更精准了。

万彩办公大师
:有哪些白领相见恨晚的办公软件？第5张